اعجاز کار گروهی در بنگاه های اقتصادی

اعجاز کار گروهی در بنگاه های اقتصادی

● شناخت اهداف گروه تعیین اهداف مهمترین کاری است که باید پس از تشکیل گروه انجام شود. داشتن گروهی که از انگیزه قوی برخوردار است اما هر یک از اعضای آن هدف های متفاوتی را دنبال می کنند هیچ فایده یی ندارد. ممکن است پس از تشکیل گروه و در طول فعالیت آن، به تدریج اهداف گروهی تغییر کنند. مثلاً زمانی که محصول جدیدی وارد بازار می شود معمولاً اولین اولویت کاری گروه تمرکز بر فعالیت های تحقیقاتی در مورد رقبا است و چنانچه هدف جلب رضایت مشتری باشد مهمترین هدف پیدا کردن راهی برای بالابردن استاندارد خدمات است. بسته به شرایط موجود و کاری گروه های کار اهداف مناسب را تعیین و در اولویت قرار می دهند و ملزم به پیدا کردن راه های مناسب جهت دستیابی به آنها می گردند. ● اهمیت گروه گروه ها حداقل به دو دلیل حائز اهمیت هستند. اول اینکه نتیجه کاری که با تعدادی مشخص به صورت گروهی انجام می شود، از کاری که همین تعداد به صورت انفرادی انجام می دهند، بهتر خواهد بود. وقتی که گروه در جهت انجام دادن کاری تلاش می کند، استعداد نهایی و تشریک مساعی میان خود را به وجود آورده و موجب استفاده کردن از تجربیات یکدیگر از طریق فعل و انفعالی که میان آنها به وجود می آید خواهد شد. در شرایط مناسب اعضای گروه یکدیگر را در جهت دستیابی به اطلاعات بیشتر و در نتیجه حل مشکل کمک می کنند و در شرایط غیرمناسب عملکرد گروه به مراتب بدتر از عملکرد همان تعداد به طور انفرادی خواهد بود. دوم اینکه کار گروهی برای به وجود آوردن رضایت خاطر کارکنان جهت رفع نیازهای داخلی و ارتباطی وسیله کارسازی است. کار گروهی باعث رضایت خاطر فردی اعضا از طریق ارتباط شان با حل مشکل خواهد شد و همچنین احساس وابستگی به موسسه و اهداف آن خواهند کرد. این احساس وابستگی باعث تلاش بیشتر کارکنان شده و پیشبرد اهداف را در پی خواهد داشت. ● گروه ها و تیم ها به عنوان بهبود بخشان اجرایی یکی از مزایای استفاده از گروه دستیابی به یک نوع همکاری و همیاری است. اعضای یک گروه اگر به صورت تیم کار کنند قادر به تولید محصول بیشتر و بازدهی بالاتر خواهند بود. بسیاری از مسائل ظاهراً حل نشدنی، با مشارکت گروه های ذی نفع در ارائه یک راه حل، از طریق فرآیند منظم حل مساله حل شده اند. این روش، تنها به دلیل جنبه های فنی راه حل نبوده که موثر واقع شده بلکه به دلیل حس تعهد افراد نسبت به راه حلی بوده است که خود آن را ارائه کرده بودند. عواملی که در همیاری یک گروه موثرند عبارتند از؛ توانایی اعضای گروه در استفاده از نظرات یکدیگر، تصحیح اشتباهات هم، رفع سریع مشکل به محض پیدایش آن و اطلاع رسانی به موقع برای رسیدن به هدف. در شرکت هال مارک با تشکیل تیم افزایش کیفیت کار و رسیدن به اهداف در نصف زمانی که این گروه به صورت انفرادی کار می کرد به دست آمد، برای اینکه بتوان از هم نیروزایی یک گروه استفاده بهینه کرد مدیران باید مطمئن شوند که دانش و مهارت های اعضای گروه مرتبط با کار گروهی آنها است. به عنوان مثال در این شرکت تخصص و مهارت گروه هنرمندان کار نویسندگان را تکمیل می کرد و بالعکس. یکی از رموز موفقیت گروه ها مطابقت دادن اعضای گروه با نوع وظایفی است که برعهده آنها گذاشته می شود. وظیفه گروه مدیریتی نیز این بود که آزادی و استقلال کافی را به کارمندان خود بدهند تا آنها بتوانند به هنگام بروز هرگونه مشکل آن را برطرف سازند. به منظور افزایش این همکاری، مدیران باید به کارکنان خود اختیار عمل دهند تا آنها بتوانند به عنوان مربی، راهنما یا منابع گروه عمل کنند. این مساله یکی از اصلی ترین علت های اختیار دادن به کارکنان از جانب مدیران است. توجه داشته باشید که توانایی بالقوه یک گروه کاری خوب محدودیت ندارد. هنگام ارجاع کارهای «غیرممکن» اعضای گروه همزمان با تلاش خود در جهت تبدیل «غیرممکن» به واقعیت اعتماد به نفس یکدیگر را تقویت می کنند. ● گروه ها، تیم ها و پاسخ دهی به مشتریان جوابگویی به متقاضیان همواره کار ساده یی نیست. به عنوان مثال در سازمان های تولید کننده نیازها و علایق متقاضیان برای یک محصول جدید باید با هزینه و امکان پذیری تولید، قوانین امنیتی دولتی، رقابت های بازار و ... در تعادل باشد. در سازمان های خدمات درمانی پاسخگویی هر چه سریع تر به بیماران و ارائه با کیفیت درمان ها، نیز باید با تامین نیازهای پزشکان و همچنین تحت کنترل نگه داشتن هزینه های درمانی در تعادل باشد. در سلسله مراتب یک سازمان برای برطرف کردن نیازهای مشتریان باید از تخصص و مهارت های مختلف و گوناگونی بهره برد. در بسیاری از موارد کارمندان رده پایین در تماس بیشتر با مشتری ها بوده و نیازهای آنان را بهتر می دانند. البته باید توجه داشت که این کارکنان اطلاعات تکنیکی پایینی دارند و ممکن است با همه مسائل آشنایی نداشته باشند در حالی که کارکنان واحدهای فنی و تحقیق و توسعه از اطلاعات و دانش کافی برخوردارند. با برقرار کردن رابطه کاری بین کارکنان که مستقیماً با مشتریان در ارتباط هستند و متخصصان بخش تحقیق و توسعه و شکل دهی آنها به صورت یک تیم می توان میزان پاسخگویی به مشتریان را بالا برد. در این حالت است که مدیران اطمینان خاطر پیدا می کنند که تخصص و اطلاعات لازم جهت تامین نیازهای مشتریان وجود دارد. به همین علت این اصل بسیار اساسی است که در یک کار گروهی باید تمامی تخصص ها و معلومات گروه در بین اعضا پخش و تقسیم شده باشد. مدیران آگاه باید به این نکته توجه کنند که اعضای تیم آنها به چه نوع اطلاعات و تخصص هایی نیاز دارند تا بتوانند نیازهای مصرف کنندگان را برطرف سازند. با آگاهی از این مساله آنها قادر خواهند بود که تیم های موفق و کارا تشکیل دهند.

دکتر محمد ایازی دکتر علی فتح الله زاده خویی

روزنامه اعتماد